Hva sponsoren forventer
Sponsorkursmateriale fra Norges idrettsforbund er tydelig på at jobben ikke er ferdig når avtalen er signert: «arbeidet er bare begynt når du har fått pengene». Kurset anbefaler en sluttrapport der klubben sender et lagbilde, en oppsummering med nøkkeltall og videoklipp, og minner om å dokumentere fordi det gjør det «lettere å komme tilbake».
Norske kulturarrangører sier det samme fra sin kant: sett mål sammen med sponsoren som dere måler opp mot, spør om sponsoren har egne KPI-er, og husk at uten en god evaluering kan det bli vanskeligere å re-signere sponsorene.
For en lokal bedrift som sponser et breddelag, handler det sjelden om avanserte målinger. Sponsoren vil vite tre ting:
- Fikk vi det vi betalte for?
- Hvor mange så og hørte det?
- Kan vi vise det internt, til styret eller regnskapsføreren?
Det siste er ikke uvesentlig. Skatteetaten skriver at vurderingen av om sponsoren får fradrag tar utgangspunkt i blant annet «skriftlig dokumentasjon og underlagsmateriale, herunder avtalen mellom partene». En rapport fra klubben er ikke det samme som skattedokumentasjon, men sponsoren har nytte av papirer som viser hva avtalen ga. Sponsoren bør avklare det skattemessige med egen regnskapsfører.
Skriv avtalen slik at den kan måles
En rapport er bare så god som avtalen den måles mot. «Klubben profilerer sponsoren på hjemmekamper» kan ikke rapporteres. Dette kan det:
- Antall avspillinger per kamp. For eksempel: «Sponsorens jingle spilles minst to ganger per hjemmekamp i seriespill.»
- Plassering. Hvor i kampen: siste ti minutter før kampstart, i pausen, eller etter kampslutt. Før kampstart og i pausen er publikum på plass uten at spillet tar oppmerksomheten.
- Totalt for sesongen. «Minst 22 avspillinger fordelt på sesongens hjemmekamper.» Da har dere en fasit å rapportere mot.
- Hvilke kamper som teller. Seriekamper, cupkamper, treningskamper? Skriv det.
- Hva som skjer ved avlysning. Flyttes avspillingene til neste kamp, eller faller de bort?
- Hvem leverer filen, og når. Sponsoren leverer ferdig jingle innen en dato. Avtal hva som gjelder for kampene før filen kom, hvis den kommer sent. Hvordan jinglen bør lages, står i Sponsorjingler som fungerer på stadion og i hall.
- Rapportering. «Klubben sender rapport etter halvspilt sesong og innen fire uker etter siste hjemmekamp.»
Eksempel på formulering:
Klubben spiller Sponsors lydinnslag (maks 20 sekunder) minst to ganger per hjemmekamp i serien: én gang de siste ti minuttene før kampstart og én gang i pausen. Klubben rapporterer antall avspillinger per kamp til Sponsor etter halvspilt sesong og etter sesongslutt.
Dette er ikke juridisk rådgivning. Tilpass formuleringene til klubbens egen avtalemal.
Samme prinsipp gjelder skilt, banner, draktreklame og omtale fra speakeren. Alt som står i avtalen, bør være noe dere kan telle eller ta bilde av. Speakerens faste formuleringer kan skrives inn i speakerinstruksen, og plasseringen i kjøreplanen.
Hva rapporten bør inneholde
Hold den kort. En side med tabell og noen bilder er nok for de fleste sponsorer.
- Periode. Fra og med, til og med.
- Kamper. Dato, motstander, hjemme.
- Avspillinger per jingle. Har sponsoren flere jingler, tell hver for seg.
- Tidspunkt. Før kamp, pause, etter kamp. Det viser at plasseringen i avtalen ble fulgt.
- Levert mot avtalt. Avtalt antall, levert antall, differanse. Dette er tallet sponsoren leser først.
- Tilskuertall, hvis klubben teller eller selger billetter. Ikke anslå hvis dere ikke har tall. Skriv heller «ikke registrert».
- Bilder. Skilt og banner under kamp, gjerne med publikum i bildet. Lagbilde. Et kort videoklipp der jinglen høres, hvis noen har filmet.
- Avvik og forklaring. Avlyst kamp, strømbrudd, jingle levert sent. Skriv det rett ut.
Eksempel på rapporttabell
Eksempel – fiktive tall. Sponsor: Bakeriet i Storgata. Avtale: minst to avspillinger per hjemmekamp, før kamp og i pausen.
| Kamp | Dato | Før kamp | Pause | Totalt | Avtalt | Tilskuere |
|---|---|---|---|---|---|---|
| Hjemme mot Lag A | 4. mai | 1 | 1 | 2 | 2 | 180 |
| Hjemme mot Lag B | 18. mai | 1 | 2 | 3 | 2 | 210 |
| Hjemme mot Lag C | 1. juni | 0 | 1 | 1 | 2 | ikke registrert |
| Hjemme mot Lag D | 15. juni | 1 | 1 | 2 | 2 | 250 |
| Sum vårsesong | 3 | 5 | 8 | 8 |
Avvik: Mot Lag C startet kampen 15 minutter forsinket, og innslaget før kamp falt ut. Innslaget ble spilt to ganger i pausen mot Lag B for å kompensere.
Tabellen viser alt sponsoren trenger: avtalen er oppfylt, avviket er forklart, og tilskuertallet er oppgitt der det finnes.
Hvordan dere får tallene
Tallene må noteres på kampdag, ikke rekonstrueres i november.
- Manuelt: en enkel liste i speakerbua med kamp, jingle og kryss for hver avspilling. Fungerer, men krever at noen husker det midt i kampen.
- Automatisk: Stadiq teller jinglene selv. Se under.
Uansett metode: sjekk loggen etter hver kamp, mens dere fortsatt husker hva som skjedde.
Slik logger Stadiq
- Hver avspilling logges med tidspunkt, kamp, jingle og sponsor. Kampen opprettes automatisk når brettet åpnes på kampdag.
- Bare det som spilles på lufta, teller. Brettet starter i «Øving», der lydsjekk og prøvespilling ikke logges. Speakeren trykker «Gå live» før kampen, og fra da telles alt.
- Virker uten nett. Avspillingene lagres på maskinen og sendes når nettet er tilbake, uten at noe telles dobbelt.
- Loggen kan ikke redigeres i etterkant. Tallene sponsoren får, er det som faktisk ble spilt.
- Sponsoren lagres ved avspilling. Bytter en jingle sponsor midt i sesongen, står tidligere avspillinger fortsatt på riktig sponsor.
Under Rapporter velger du periode og sponsor, og grupperer per kamp, per jingle eller hver enkelt avspilling. Slår klubben på avtaleoppfølging, legger du inn avtalt antall per kamp eller per sesong på sponsoren. Rapporten viser da levert mot avtalt: grønt ved 100 prosent eller mer, gult ved 80–99 og rødt under 80. Listen kan lastes ned som CSV, som åpnes rett i norsk Excel, eller lages som PDF og sendes til sponsoren på e-post.
Når rapporten bør sendes
- Underveis. En kort statusmelding etter halvspilt sesong, eller etter de første kampene. Da får sponsoren se at avtalen følges, og dere får rettet opp avvik mens det fortsatt er kamper igjen.
- Etter sesong. Full rapport innen noen uker etter siste hjemmekamp.
- Før fornyelse. Send rapporten før dere møtes for å snakke om neste år, ikke i samme møte. Da har sponsoren lest den, og samtalen handler om videre samarbeid i stedet for tall.
Spør sponsoren når de legger budsjett for neste år. Rapporten gjør mest nytte hvis den kommer før det.
Bruk rapporten til fornyelse
Rapporten er klubbens beste argument når avtalen skal forlenges.
- Start med levert mot avtalt. Har dere levert det dere lovet eller mer, si det først.
- Vær ærlig om avvik. Har dere levert for lite, tilby kompensasjon: ekstra avspillinger neste sesong eller en bedre plassering. Det bygger mer tillit enn å håpe at ingen teller.
- Foreslå justeringer basert på tallene. Er pausen det tidspunktet med flest folk på plass, kan sponsoren få flere avspillinger der. Har klubben flere tilskuere enn i fjor, er det et argument for å justere avtalen.
- Tilby noe nytt. Sponsornavn knyttet til mållåta, en fast speakerformulering eller et innslag på en bestemt kamp.
- Lagre alt. Rapportene fra tidligere sesonger viser utviklingen over tid, og gjør det lettere når en ny person tar over sponsorarbeidet i klubben.
Sjekkliste
- Avtalen sier antall avspillinger, plassering og hvilke kamper som teller.
- Noen har ansvar for å føre logg på hver hjemmekamp.
- Bilder av skilt og banner tas i løpet av sesongen, ikke bare på siste kamp.
- Statusmelding sendes etter halvspilt sesong.
- Sluttrapport sendes før fornyelsesmøtet.